Administrasi Keuangan Sekolah

         Keuangan sekolah merupakan salah satu faktor penting untuk menunjang keberhasilan pencapaian tujuan pendidikan di sekolah. Ketersediaan keuangan sekolah dalam jumlah yang memadai akan dapat dimanfaatkan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat rutin maupun kegiatan lain untuk tujuan pengembangan atau peningkatan kualitas pendidikan. Ketersediaan dana dalam jumlah yang memadai belum dapat menjamin ketercapaian tujuan, tanpa diikuti dengan pengelolaan keuangan sekolah yang dilakukan secara baik dan tertib sesuai

dengan prinsip-prinsip pengadministrasian keuangan. Di samping itu, keuangan merupakan hal yang sangan sensitif. Oleh karena itu, keuangan sekolah perlu dikelola secara cermat, sistematis dan transparan sehingga berbagai anggapan negatif  terhadap pengelola keuangan sekolah dapat dihindari. Kondisi ini juga memungkinkan terciptanya suasana kondusif bagi personil sekolah untuk bekerja sama guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

            1.      Pengertian Pengelolaan Keuangan Sekolah

Pengertian pengelolaan keuangan sekolah cenderung dibatasi pada ruang lingkup yang lebih sempit, yaitu pencatatan uang masuk dan uang keluar. Batasan ini jelas belum mencakup semua aktivitas yang mesti dilakukan dalam pengelolaan keuangan sekolah.

Dalam arti luas, pengelolaan keuangan sekolah mencakup kegiatan perencanaan, penggunaan, pencatatan, pelaporan dan pertanggungjawaban keuangan sekolah yang sudah dialokasikan untuk pembiayaan kegiatan sekolah selama periode tertentu, misalnya untuk satu tahun ajaran. Batasan ini menggambarkan bahwa kegiatan pengelolaan keuangan sekolah dimulai dari perencanaan dengan mengidentifikasi berbagai aktivitas yang akan didanai dan sumber-sumber dana yang akan diperoleh. Rencana yang disusun akan direalisasikan dalam penyelenggaraan kegiatan sekolah perlu dicatat secara rapi dan disiapkan bukti-bukti pengeluaran yang lengkap. Hal ini akan memudahkan proses pelaporan dan pertanggungjawaban keuangan sekolah nantinya. Dengan demikian akan tercipta tertib administrasi keuangan sekolah.

            2.      Perencanaan Keuangan Sekolah

Manajemen sekolah yang tertib, diantaranya, menuntut adanya anggaran belanja sekolah yang direncanakan secara cermat dan teliti serta realistis. Oleh karena itu, pada setiap awal tahun ajaran ( setiap 1 januari ) kepala sekolah telah menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja sekolah ( RAPBS ). RAPBS pada dasarnya memuat tentang berbagai program atau kegiatan yang akan dilaksanakan sekolah selama satu kegiatan yang akan dilaksanakan sekolah keuangan untuk membiayai program tersebut selama satu tahun anggaran ( 1 januari sampai dengan 31 desember ).

Penyusunan RAPBS dapat menempuh beberapa langkah. Sutisna ( 1989 ) menyatakan langkah dimaksud sebagai berikut :

a.       Penetapan tujuan. Perumusan tujuan adalah suatu keharusan dalam penyusunan anggaran yang efektif.

b.      Penjabaran tujuan kedalam program pendidikan. Konseptualisasi dan formulasi program-program yang ditujukan kepada implementasi tujuan-tujuan lembaga merupakan dimensi yang berarti bagi kebutuhan anggaran belanja.

c.       Penentuan sumber daya manusia dan materil yang berimplementasi program-program pendidikan yang ditetapkan. Pada tahap ini mesti ada gambaran yang jelas mengenai : (a). Jumlah staf dan kemampuan-kemampuan, (b). Gedung dan fasilitas fisik, (c). Perlengkapan dan pembekalan, (d). Pelayanan bantuan, operasi dan pemeliharaan dan (e). Pelayanan administratif.

d.      Pembuatan perkiraan anggaran belanja dengan teliti. Kemampuan untuk menerjemahkan program-program pendidikan ke dalam ekvalensi keuangan adalah penting dalam penyusunan anggaran belanja.

Pembuatan anggaran belanja sekolah mencakup kegiatan melakukan analisis terhadap pengeluaran dan pendapatan. Pengeluaran biaya sekolah meliputi aspek : (1). Pengawasan umum, (2). Pengajaran, (3). Pelayanan bantuan, (4). Pemeliharaan gedung, (5). Operasi dan (6). Pengeluaran tetap, jasa hutang ( Sutisna, 1989 ).

Pengeluaran pada bidang pengawasan umum meliputi : gaji para administrator, para pembantu administratif, biaya perlengkapan kantor dan perbekalan. Pengajaran, aspek pengeluaran mencakup : gaji guru, buku pengajaran biasanya kategori ini dialokasikan 70-75 persen dari keseluruhan anggaran belanja. Pelayanan bantuan, pengeluaran untuk bidang ini terdiri dari : pelayanan kesehatan, bimbingan dan perpustakaan. Untuk pemeliharaan gedung, pengeluarannya ditujukan pada penggantian dan perbaikan perlengkapan, pemeliharaan gedung dan halaman sekolah. Biaya operasional mencakup : telepon, air, listrik, sewa gedung dan tanah dan gaji personil pemeliharaan gedung.

Spesifikasi jenis pengeluaran diatas tidak semuanya menjadi tanggung jawab kepala sekolah dan pembayarannya bukan dari dana sekolah. Hal yang menjadi tanggung jawab kepala sekolah berkenaan dengan dana untuk pengeluaran rutin atau operasional.

Selain itu, pertimbangan jenis pengeluaran keuangan juga dapat menggunakan bidang garapan, administrasi pendidikan misalnya : kurikulum, personil, kesiswaan, keuangan, sarana prasarana, hubungan sekolah, masyarakat, supervisi serta ketatausahaan.

Disamping menetapkan pengeluaran dalam penyusunan RAPBS juga harus dipertimbangkan sumber-sumber pendapatan keuangan sekolah. Sumber keuangan bagi sekolah negeri biasanya diperoleh dari APBN, SPP dan BP3. Sementara itu, sumber pendapatan bagi sekolah swasta berasal dari subsidi pendapatan SPP dan donatur.

Dalam rangka pelaksanaan otonomi daerah peningkatan peranserta masyarakat atau pemberdayaan masyarakat dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah menjadi amat penting. Peningkatan peranserta ini diharapkan menghasilkan adanya dukungan dana yang memadai dari masyarakat untuk menyelenggarakan pendidikan.

Terakhir, dalam proses penyusunan RAPBS kepada sekolah seharusnya melibatkan para guru. Ini dimaksudkan untuk menampung kebutuhan-kebutuhan riil dari guru-guru sehingga perencanaan anggaran yang disusun menunjang keberhasilan proses belajar mengajar di sekolah.

            3.      Penggunaan Keuangan Sekolah

Tertib administrasi keuangan sekolah ditentukan pula oleh penggunaan keuangan yang rapi dan teliti. Untuk mendukung terciptanya kondisi ini perlu ditata sistem yang menyangkut penggunaan keuangan sekolah, misalnya aturan-aturan, penyelenggaraan keuangan. Oleh karena itu, kepada sekolah mesti mencermati dan memahami sistem dan aturan yang menunjang tertib administrasi keuangan. Depdagri dan Depdikbud (1996) menyatakan bahwa dalam administrasi keuangan harus ada pemisahan tugas antara fungsi otorisator, ordonator dan bendaharawan. Otorisator adalah pejabat yang diberi wewenang untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan terjadinya penerimaan atau pengeluaran keuangan. Ordonator adalah pejabat yang berwenang melakukan pengujian dan memerintahkan pembayaran atas segala tindakan yang dilakukan berdasarkan otorisasi yang telah ditetapkan. Ordonator di bidang pengeluaran adalah pejabat yang diberi wewenang oleh otorisator untuk memeriksa atau menguji tagihan kepada negara, kemudian memerintahkan pembayaran dan membebankan tagihan tersebut pada mata anggaran. Bendaharawan adalah pejabat yang berwenang melakukan penerimaan dan mengeluarkan uang atau surat-surat berharga lainnya, yang dapat dinilai dengan uang dan diwajibkan membuat perhitungan dan pertanggungjawaban.

Berdasarkan konsep, pemisahan tugas diatas, maka kepala sekolah berfungsi sebagai otorisator. Disamping itu, kepala sekolah dilimpahi pula sebagian fungsi ordonator dalam rangka memerintahkan pembayaran. Bendaharawan sekolah dilimpahi fungsi ordonator dengan tugas menguji hak atas pembayaran.

Kepala sekolah selaku pimpinan satuan kerja wajib melakukan fungsi pengawasan. Oleh sebab itu kepala sekolah tidak dibenarkan melaksanakan fungsi bendaharawan.

Untuk menghindari kesimpangsiuran administrasi keuangan sekolah, maka pembukuan penggunaan uang dari masing-masing sumber harus jelas. Hal ini menuntut bendaharawan untuk bekerja secara teliti dan cermat. Penggunaan uang mestinya sesuai dengan alokasi anggaran yang sudah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu, pengaturan penggunaan dan pembukuan keuangan tidak dapat dilakukan oleh sembarang orang dan semuanya harus melalui proses dan prosedur yang berlaku. Berkenaan dengan hal ini, Soetopo dan Soemanto (1982) menyatakan sebagai berikut :

a.       Sebaiknya orang yang memegang kas tidak sekaligus memegang pembukuannya.

b.      Setelah uang diterima harus dibukukan dan ditulis sesuai dengan mata anggaran masing-masing.

c.       Penggunaan uang harus ada bukti atau dokumen berupa kuitansi atau bukti lain yang sah.

d.       Semua pengeluaran harus dibukukan.

e.       Setiap dokumen yang dijadikan bukti pengeluaran harus diberi nomor, tanggal dan harus diketahui atau diparaf oleh pejabat yang bertanggung jawab ( kepala sekolah ).

f.       Tiap halaman buku harus diberi huruf dan paraf dari pemegang buku kas.

g.      Kesalahan-kesalahan tidak boleh dihapus, tetapi harus digaris atau dicoret baik-baik dan dibubuhkan paraf.

h.      Buku kas dibuka dan ditutup tiap bulan meskipun tidak ada pemakaian atau pemasukan serta pengeluaran.

i.        Untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan harus diadakan pengawasan yang kontiniu.

j.        Kepala sekolah mestinya menunjuk petugas yang menanggani keuangan sekolah benar-benar memilih pengetahuan dan kemampuan dalam bidang keuangan.

Penggunaan keuangan sekolah mesti mempedomani RAPBS yang sudah disusun. Pengguanaan keuangan sekolah antara lain dapat mempedomani hal-hal sebagai berikut :

a.       Data rutin dipergunakan sesuai dengan mata anggaran yang tealah diteteapkan.

b.      Dana BP3 dan dana dari sumber lainnya dapat dipergunakan untuk :

1)      Kegiatan peningkatan mutu pendidikan antara lain :

a)      Peningkatan kemampuan profesional.

b)      Supervisi pendidikan.

c)      Evaluasi.

2)      Kegiatan ekstrakurikuler, yaitu :

a)      Usaha Kesehatan Sekolah (UKS).

b)      Pramuka.

c)      Olahraga dan seni.

3)      Bahan pengajaran atau pratikum, keterampilan, yaitu :

a)      Penambahan sarana pengajaran.

b)      Penambahan bahan pratikum atau , perpustakaan serta keterampilan.

4)      Kesejahteraan personil sekolah.

Guna mendukung tertib administrasi keuangan sekolah, maka dalam penggunaan uang perlu disediakan kelengkapan administrasi keuangan dengan sejumlah buku-buku. Setiap buku hendaknya diisi secara teratur sehingga berbagai data dan informasi keuangan padat direkam dengan baik. Beberapa buku yang diperlukan dalam penyelenggaraan keuangan sekolah adalah :

1)      Buku kas.

2)      Leger gaji.

3)      Buku kas harian.

4)      Buku catatan SPMU.

5)      Buku atau daftar SPJ.

6)      Buku pemeriksaan.

7)      Buku setoran pajak.

8)      Buku iuran BP3.

9)      Buku tabungan.

    4.      Pertanggungjawaban Keuangan Sekolah

Penggunaan keuangan sekolah selama satu tahun anggaran harus dapat dipertanggungjawaban oleh kepala sekolah. Pertanggungjawaban dapat disampaikan pada pimpinan, sumber pemberi dana maupun kepala personil sekolah untuk dapat diketahui bersama. Hal ini perlu dilakukan mengingat “keuangan” merupakan hal yang sangat sensitif. Oleh karena itu dalam pertanggungjawaban keuangan sekolah harus diuraikan dengan jelas sumber keuangan, jumlah dana, rincian penggunaan dilengkapi dengan bukti-bukti pengeluaran yang sah. Laporan pertanggungjawaban dapat disusun berdasarkan laporan keuangan bulanan, triwulan atau semester. Ketidakjelasan laporan pertanggungjawaban keuangan sekolah akan menambah anggaran negatif terhadap kepala sekolah dalam hal penyelenggaraan administrasi keuangan sekolah yang tidak tertib.